Obecnie trwają prace nad przyjęciem w UKEN wymaganej prawem procedury zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów. Uważamy, że jest to sprawa ogromnej wagi, ponieważ procedura ta może już w niedalekiej przyszłości pomóc w przywracaniu praworządności w naszej Uczelni.
W imię transparentności dzielimy się z Pańswem naszymi konstruktywnymi uwagami, które w ramach konsultacji związkowych przesłaliśmy do Pani mgr Anety Wójcik. Z tekstem projektu mogą zapoznać się Państwo tutaj.
Opinia Komisji Międzyzakładowej Ogólnopolskiego Związku Zawodowego „Inicjatywa Pracownicza” przy Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej i Nowej Erze na temat projektu „Procedury zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów w Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie”
Szanowny Pani,
W imieniu Komisji Międzyzakładowej Ogólnopolskiego Związku Zawodowego „Inicjatywa Pracownicza” przy Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej i Nowej Erze pragniemy przedstawić opinię dotyczącą projektu „Procedury zgłaszania naruszeń prawa i ochrony sygnalistów w Uniwersytecie Komisji Edukacji Narodowej w Krakowie” (dalej: Procedura), który został przesłany do konsultacji pismem z dn. 21 października 2024 r. (sygn. _DO.0201.7.2024). Przeanalizowaliśmy dokument pod kątem zgodności z Ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. 2024 poz. 928) oraz skuteczności proponowanych rozwiązań w ochronie praw pracowników oraz w zakresie zabezpieczenia interesu uczelni jako instytucji.
Po analizie dokumentu dostrzegamy szereg pozytywnych elementów oraz pewne braki, które naszym zdaniem wymagają uzupełnienia w celu pełnej zgodności z ustawą i zapewnienia bezstronnego procedowania zgłaszanych naruszeń oraz optymalnych warunków ochrony sygnalistów. Poniżej przedstawiamy nasze szczegółowe uwagi i propozycje zmian:
1. Uwzględnienie studentów oraz innych uczestników życia akademickiego jako sygnalistów
Obecny projekt Procedury nie przewiduje, że student może pełnić rolę sygnalisty, mimo że zgodnie z ustawą o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. również studenci oraz inne osoby związane z uczelnią, takie jak praktykanci czy stażyści, mają prawo zgłaszania naruszeń prawa, jeśli uzyskali informacje o takich naruszeniach w związku ze swoją działalnością na uczelni. Uwzględnienie studentów i innych uczestników życia akademickiego jest zgodne z literą i duchem ustawy, która zapewnia ochronę każdemu, kto w związku z działalnością instytucji pozyskał wiedzę o naruszeniu prawa.
Proponowana poprawka: Zalecamy rozszerzenie definicji „sygnalisty” w §1 Procedury o studentów oraz inne osoby uczestniczące w życiu akademickim UKEN, poprzez dodanie następującego zapisu:
“Sygnalista” — oznacza osobę fizyczną, która zgłasza informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą lub inną formą współpracy lub działalności związanej z uczelnią, w tym również studentów, praktykantów oraz osoby uczestniczące w działalności akademickiej uczelni.
Wprowadzenie tego zapisu zapewni, że również studenci, praktykanci i inne osoby związane z uczelnią mogą być objęci ochroną przewidzianą dla sygnalistów, co pozytywnie wpłynie na bezpieczeństwo i kulturę zgłaszania naruszeń na UKEN oraz zgodność Procedury z ustawą.
2. Zapewnienie bezstronności osób wyznaczonych do rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa
Obecny projekt Procedury zakłada, że Pełnomocnika ds. zgłaszania naruszeń oraz członków Komisji ds. zgłoszeń powołuje bezpośrednio Rektor. Uważamy, że takie rozwiązanie nie gwarantuje pełnej bezstronności, zwłaszcza gdy zgłoszenie dotyczy obszarów bezpośrednio podlegających pod nadzór rektorski. Powoływanie pełnomocnika oraz członków komisji przez Rektora stwarza ryzyko konfliktu interesów, a tym samym może ograniczać niezależność i obiektywizm tych organów.
Proponowana poprawka: W celu zapewnienia pełniejszej niezależności oraz zaufania do systemu zgłaszania naruszeń, sugerujemy, aby w miejsce Pełnomocnika Rektora ds. zgłoszeń naruszeń prawa powołać Koordynatora ds. zgłaszania naruszeń prawa (w tej sytuacji potrzebna jest zmiana nazwy funkcji ww. osoby) oraz członków Komisji ds. rozpatrywania zgłoszeń naruszeń prawa powoływał Senat Uczelni, który pełni funkcje nadzorcze i kontrolne nad działalnością uczelni, a jako organ kolegialny w większym stopniu gwarantuje wybór niezależnego kandydata. Wprowadzenie tego zapisu w §4 ust. 2 i 4 Procedury pozwoli na wzmocnienie niezależności tych organów i zwiększy przejrzystość ich działania.
Wydaje się również, że trzyosobowy skład Komisji jest niewystarczający, ponieważ rozpatrywane sprawy mogą mieć bardzo złożony charakter. Proponujemy zwiększenie liczby członków Komisji do pięciu, w tym uwzględnienie w jej składzie funkcji zastępcy Koordynatora. Proponowane brzmienie §4, ust. 4 i 5:
4. Komisja składa się z przewodniczącego, zastępcy przewodniczącego oraz trzech członków. Przewodniczącym Komisji jest Koordynator ds. zgłoszeń naruszeń prawa, a zastępcą przewodniczącego jest zastępca Koordynatora ds. zgłoszeń naruszeń prawa.
5. Członków Komisji powołuje Senat na dwuletnią kadencję. W uzasadnionych wypadkach, w tym na uzasadniony wniosek Rektora, Senat może odwołać członka Komisji przed upływem kadencji i powołać w jego miejsce innego członka.
Kolegialna decyzja o dalszym biegu zgłoszenia: Obecne sformułowanie w §5 ust. 5 Procedury jest niejasne i może sugerować, że Przewodniczący Komisji ma kompetencje do samodzielnego decydowania o dalszym biegu sprawy lub braku dalszego biegu. Konieczne jest doprecyzowanie: “Po dokonaniu przez Komisję wstępnej kwalifikacji…”. Decyzje Komisji muszą być podejmowane kolegialnie, co zmniejszy ryzyko subiektywnej oceny zgłoszeń i zapewni, że decyzje będą oparte na rzetelnej i obiektywnej analizie.
Ponadto w §5 brakuje, naszym zdaniem, następujących elementów:
- określenie terminu wydania rekomendacji odnośnie do biegu sprawy (ust. 5); proponowany termin: nie później niż do 14 dni od dnia zgłoszenia;
- kryteriów pozostawienia zgłoszenia bez dalszego biegu (np zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, zgłoszenie jest w oczywisty sposób niewiarygodne);
- określenie trybu prac Komisji (posiedzenia stacjonarne lub zdalne, głosowania, sporządzanie protokołu z każdego posiedzenia);
- uprawnienie Komisji do żądania od każdej jednostki organizacyjnej Uczelni i każdego pracownika (nie wyłączając Rektora) wszelkiej dokumentacji, która może mieć związek ze zgłoszoną sprawą, w celu bądź to wstępnej weryfikacji zgłoszenia, bądź to w ramach dalszych działań następczych;
- wyłączenia z prac Komisji członka w sytuacji, gdy zachodzi jakikolwiek konflikt interesów (w tym zależności rodzinne, przyjacielskie lub biznesowe, relacja podwładny/przełożony itp.); ust. 7 przewiduje wyłączenie członka Komisji z prac nad daną sprawą wyłącznie w przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy członka Komisji; przy założeniu, że skład Komisji jest poszerzony do 5 osób, powoływanie nowego członka Komisji w miejsce osoby wyłączonej z procedowania danej sprawy nie wydaje się konieczne;
- określenia kto jest dysponentem rejestru zgłoszeń i odpowiada za jego poufność;
Wątpliwości może budzić także §5, ust 5, pkt 3: czy proponowany zapis na pewno wyczerpuje ustawowy katalog działań następczych (“wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury”)?
Kryteria wyboru Koordynatora i członków Komisji ds. zgłoszeń: Dla zagwarantowania bezstronności i transparentności procesu sugerujemy także dodanie w § 4 ust. 2 i 4 wymogów dotyczących osób powoływanych na te funkcje. W szczególności zalecamy, aby:
- Koordynator oraz członkowie Komisji ds. zgłoszeń posiadali nienaganną opinię w środowisku akademickim,
- nie pełnili innych funkcji w uczelni,
- nie byli członkami żadnych związków zawodowych działających na terenie uczelni.
Wprowadzenie powyższych wymogów zapewni, że osoby odpowiedzialne za rozpatrywanie zgłoszeń będą działać w sposób niezależny i cieszyć się zaufaniem, co przyczyni się do budowania kultury otwartości i odpowiedzialności w zakresie zgłaszania nieprawidłowości w uczelni.
3. Prawo do zgłoszenia zewnętrznego
Zaproponowana Procedura nie podkreśla jednoznacznie, że sygnalista ma prawo dokonać jednocześnie zgłoszenia bezpośrednio do organów zewnętrznych bez uprzedniego zgłoszenia wewnętrznego. Zgodnie z ustawą, każdy sygnalista ma prawo do zgłoszenia naruszeń prawa bezpośrednio do organów zewnętrznych (takich jak np. Rzecznik Praw Obywatelskich), co stanowi ważny element systemu ochrony praw obywatelskich i zapewnia sygnaliście swobodę w wyborze formy zgłoszenia.
Proponowana poprawka: W celu podkreślenia tego uprawnienia proponujemy uzupełnić § 8 Procedury o zapis jednoznacznie wskazujący, że sygnalista może jednocześnie zgłosić nieprawidłowości do właściwych organów zewnętrznych (Rzecznika Praw Obywatelskich, odpowiednich instytucji krajowych i unijnych) niezależnie od zgłoszenia wewnętrznego lub jednocześnie z nim. Wyraźne przedstawienie tej możliwości zwiększy przejrzystość procedur i pomoże sygnalistom w zrozumieniu ich pełnych praw.
4. Ochrona przed działaniami odwetowymi
W procedurze zawarto ogólny zakaz działań odwetowych wobec sygnalistów, co jest krokiem we właściwym kierunku. Niestety, dokument nie zawiera szczegółowych wytycznych dotyczących środków, jakie sygnalista może podjąć, gdyby spotkały go takie działania. Zabezpieczenie osób, które zdecydują się na zgłoszenie, przed wszelkimi formami represji, jest kluczowym elementem ochrony sygnalistów i w znaczący sposób wpływa na ich gotowość do ujawniania nieprawidłowości.
Proponowana poprawka: W § 6 należy dodać zapis wskazujący, jakie kroki sygnalista może podjąć w przypadku wystąpienia działań odwetowych, w tym:
- możliwość złożenia skargi do wewnętrznych organów kontrolnych uczelni,
- możliwość skierowania sprawy do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innych właściwych organów.
Ponadto proponujemy wskazanie instytucji wspierających sygnalistów oraz środków odwoławczych przysługujących pracownikom i studentom UKEN, w szczególności dotyczących postępowania sądowego w przypadku naruszenia praw sygnalistów. Uwzględnienie takich zapisów wzmocni ochronę sygnalistów i zapewni im poczucie bezpieczeństwa.
5. Ochrona osób powiązanych z sygnalistą
Ustawa przewiduje ochronę nie tylko dla sygnalistów, ale także dla osób im bliskich, takich jak współpracownicy, rodzina oraz osoby wspierające zgłoszenie. Projekt Procedury zawiera jedynie ogólny zapis o ochronie „osób powiązanych z sygnalistą” i „osób pomagających w zgłoszeniu,” jednak nie precyzuje szczegółów, jak taka ochrona miałaby wyglądać. Konkretyzacja tej ochrony jest istotna dla zbudowania pełnego zaufania do procedury zgłaszania naruszeń.
Proponowana poprawka: W § 6 sugerujemy dodanie zapisu, że osoby blisko współpracujące z sygnalistą, członkowie rodziny oraz inne osoby wspierające sygnalistę są objęte ochroną prawną przed działaniami odwetowymi i opisać, na czym miałaby ta ochrona prawna polegać. Uwzględnienie tej poprawki zwiększy bezpieczeństwo zgłoszeń i zachęci pracowników do udzielania wsparcia sygnalistom.
6. Przetwarzanie danych osobowych i poufność informacji
Ochrona danych osobowych stanowi istotny element ochrony sygnalistów. Procedura odnosi się do przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO, jednak brak jest szczegółowych wytycznych dotyczących ograniczenia dostępu do danych oraz obowiązku zachowania poufności, co jest kluczowe dla ochrony tożsamości sygnalistów i osób wskazanych w zgłoszeniach.
Proponowana poprawka: Zalecamy uzupełnienie § 5 lub § 6 o szczegółowe wytyczne dotyczące przechowywania i zabezpieczania danych sygnalistów oraz osób objętych zgłoszeniem. Warto wyraźnie wskazać, że dostęp do tych danych będzie ściśle ograniczony wyłącznie do osób uprawnionych. Dodatkowo rekomendujemy uwzględnienie zapisów dotyczących możliwości anonimowego zgłaszania naruszeń, w szczególności w przypadku, gdy sygnalista czuje się zagrożony.
7. Przyjmowanie zgłoszeń anonimowych
Obecna wersja Procedury wyklucza możliwość przyjmowania zgłoszeń anonimowych. Jest to zapis, który w naszej ocenie może ograniczać gotowość pracowników do zgłaszania nieprawidłowości, szczególnie w sytuacjach, w których obawiają się działań odwetowych. Anonimowe zgłoszenia mogą stanowić ważne źródło informacji o nieprawidłowościach, dlatego warto uwzględnić tę możliwość w procedurze.
Proponowana poprawka: Postulujemy wprowadzenie możliwości przyjmowania zgłoszeń anonimowych, szczególnie w przypadku, gdy treść zgłoszenia dostarcza wystarczających informacji umożliwiających dalsze postępowanie wyjaśniające. Taka modyfikacja umożliwi pełniejszy przepływ informacji o potencjalnych naruszeniach, zwiększając tym samym skuteczność procedury.
8. Dodatkowe informacje zwrotne dla sygnalistów
Procedura przewiduje przekazanie informacji zwrotnej po zgłoszeniu w ciągu 7 dni, a następnie w terminie do 3 miesięcy, co stanowi dobry standard komunikacji z sygnalistą. Uważamy jednak, że wprowadzenie dodatkowych informacji zwrotnych na żądanie sygnalisty lub po określonym czasie zwiększyłoby transparentność procesu i podniosłoby jego wiarygodność. Poza tym należy rozważyć możliwość skrócenia okresu komunikacji z sygnalistą z trzech do dwóch miesięcy.
Proponowana poprawka: Zalecamy zmianę w § 5 pkt. 9 zapisu o terminie otrzymania informacji zwrotnej przez sygnalistę na nie dłuższy niż 2 miesiące od dnia potwierdzenia zgłoszenia. Ponadto sugerujemy dodanie w § 5 zapisu o możliwości otrzymania przez sygnalistę dodatkowych informacji na temat postępu sprawy na jego wniosek lub w regularnych odstępach czasu (np. co 2 miesiące), jeśli postępowanie trwa dłużej. Wzmocni to transparentność procedury i zwiększy zaufanie pracowników do systemu.
9. Dokumentacja działań następczych i prowadzenie rejestru zgłoszeń
Zgodnie z ustawą, dokumentacja wszystkich działań następczych po zgłoszeniu powinna być prowadzona w sposób zapewniający poufność i bezpieczeństwo informacji. W projekcie Procedury zabrakło szczegółów dotyczących prowadzenia i zabezpieczenia rejestru zgłoszeń.
Proponowana poprawka: Sugerujemy, aby § 5 oraz § 9 zostały uzupełnione o zapis o obowiązku dokumentowania każdego etapu działań następczych w ramach rejestru zgłoszeń. Rejestr powinien być dostępny wyłącznie dla osób uprawnionych, a jego forma powinna zapewniać pełne bezpieczeństwo i poufność przechowywanych danych.
Ponadto wnioskujemy o usunięcie z § 9, ust 2, zdania: “Wszelkie kwestie sporne lub nieuregulowane w niniejszej Procedurze lub w ustawie rozstrzyga ostatecznie Rektor.” Zapis otwiera zbyt szerokie pole do interpretacji Procedury przez jednoosobowy organ Uczelni. Kwestie sporne lub nieuregulowane powinny być rozstrzygane w drodze przyjętych przez Senat poprawek do Procedury, w tym na wniosek Rektora.
Podsumowanie
Przedstawione uwagi mają na celu dostosowanie Procedury do wymogów ustawy o ochronie sygnalistów oraz wzmocnienie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa. W naszym przekonaniu wprowadzenie zaproponowanych zmian zwiększy przejrzystość Procedury, a także zapewni bezstronne procedowanie zgłaszanych naruszeń oraz poprawi poczucie bezpieczeństwa wśród pracowników i studentów, zachęcając ich do korzystania z procedury zgłaszania nieprawidłowości.
Z poważaniem
Za Prezydium Komisji Międzyzakładowej OZZ „Inicjatywa Pracownicza” przy UKEN i NE:
Dr hab. Piotr Trojański, prof. UKEN
Przewodniczący
